_

Наказ про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області

ІНСТРУКЦІЯ про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області

Наказ про затвердження складу Комісії з питань роботи із службовою інформацією

Устинівського районного суду Кіровоградської області та Положення про Комісію з

питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської

області

Склад комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду

Кіровоградської області області

ПОЛОЖЕННЯ про Комісію з питань роботи із службовою інформацією Устинівського

районного суду Кіровоградської області

Наказ про затвердження Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в

територіальному управлінні Державної судової адміністрації України Кіровоградської

області

ПЕРЕЛІК відомостей, що становлять службову інформацію в Устинівського районного

суду Кіровоградської області Устинівського районного суду Кіровоградської області

_

 

Додаток1

 

 

                                                                                              « ЗАТВЕРДЖЕНО»

                                                                                              Наказ в.о. голови

Устинівського районного суду

Кіровоградської області

                                                                                              від 25.04.2018 № 6

 

 

 

 

 

 

СКЛАД

комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області

 

 

Голова комісії:

 

Левченко                                                                         керівник апарату суду

Ольга Вікторівна                                                               

 

секретар комісії:

 

Балаж Світлана Володимирівна                                  старший секретар суду

 

 

Члени комісії :

 

Буря Людмила Михайлівна                                        помічник судді

 

Цимбал Тетяна Миколаївна                                        секретар суду

 

Тихоступ Юрій Дмитрович                                         головний спеціаліст ІТ

 

 

 

                                                                                                                        Додаток 2

 

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Наказ в.о.голови                                         Устинівського районного суду

Кіровоградській області

                                                                                              25.04.2018 № 6

 

ПОЛОЖЕННЯ

про Комісію з питань роботи із службовою інформацією

Устинівського районного суду  Кіровоградській області

 

1. Комісія з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградській області (далі — Комісія) утворюється відповідно до Типової інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.
2. Комісія є постійно діючим органом Устинівського районного суду Кіровоградській області.
3. У своїй діяльності Комісія керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативними актами, наказами Державної судової адміністрації України, наказами ТУ ДСА в Кіровоградській області та цим положенням.
4. До складу Комісії, яка затверджується наказом голови Устинівського районного суду, включаються працівники апарату суду, в яких створюється службова інформація, або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в суді.

Головою Комісії призначається керівник апарату суду, а секретарем старший секретар суду.

5. Секретар Комісії за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до працівників суду, здійснює облік і складає звітність про проведену роботу, веде документацію Комісії та забезпечує її збереженість.
6. Завдання Комісії:

 - складення з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі — Перелік відомостей), і подання його на затвердження голові суду або особі, на яку покладено виконання  обов’язків голови суду ;

 - перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;

 - розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

 - розслідування на підставі рішення  голови суду або особи, на яку покладено виконання  обов’язків голови суду фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;

 - розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

7, Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду складається Комісією з питань роботи із службовою інформацією відповідно до вимог частини другої статті 6 Закону України « Про доступ до публічної інформації» та інших нормативно- правових актів, що регулюють створення таких  відомостей, затверджуються, головою суду або особою, на яку покладено виконання  обов’язків голови суду, та оприлюднюються на офіційному веб-сайті суду.

8. Рішення Комісії приймається більшістю голосів членів Комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності — заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання головою суду або особі, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ в.о голови Устинівського районного суду Кіровоградської області від 27.06.2019 № 24-ОД

 

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області

Загальна частина

1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області( далі- інструкція) розроблена на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016р. №736
2. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області (далі -суд).
3. Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України « Про доступ до публічної інформації», « Типового переліку відомостей, що становить службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів», який затверджений наказом ДСА України  від 23.10.2012 № 138, затверджується наказом голови суду  або особи, на яку покладено виконання  обов’язків голови суду, та оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду.
4. У суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та складі якої затверджуються відповідним наказом суду.
5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду або особою, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.
6. Організація в суді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на старшого секретаря суду.
7. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М”, посадовою особою, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу.
8. Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.
9. 9. Керівник апарату суду ознайомлює працівників суду з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, під розпис.
10. 10. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з:

мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”;

11. 11. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду.
12. 12. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 11 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”та Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

13. 13. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.
14. У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
15. 15. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду або особу, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.

16.Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

17. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа голови суду, або особи, на яку покладено виконання обов’язків голови суду.

 з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

18. 18. У разі ліквідації установи рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

 

 

Приймання та реєстрація документів

18. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування” та документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", посадовою особою, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу.
19. 19. У неробочий час приймати документи з грифом “Для службового користування” в суду забороняється.
20. 20. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається старшим секретарем суду. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
21. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
22. 22. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.
23. 23. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” та документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М" на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) посадовою особою, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою “Особисто”, відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

24. 24. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, особою яка проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
25. 25. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

“251/16 ДСК”.

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М”, наприклад:

“М/251/16 ДСК;.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

“До вх. 1172/16 ДСК від 01.09.2016”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

26. 26. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 та на картках.
27. 27. Для реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

28. 28. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в установі повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах та картках).

Облік електронних носіїв інформації

29. 29. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться діловодом у журналі за формою згідно з додатком 6.
30. 30. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.

Друкування і розмноження документів

36. 36. Друкування і розмноження в суді документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками установи, які мають допуск до роботи з такими документами.

37. 37. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 3”.

Коли розробником документа з грифом “Для службового користування”є суд, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 2 Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Літер “М” Прим. № 2”

38. 38. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 4 Додаток до наказу __________________ (найменування установи) ___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток:

довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. № 01/16 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Прим. № 1”.

39. 39. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
40. 40. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі суду, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

“Надруковано три примірники. Прим. № 1 - Мін’юсту Прим. № 2 - Мінфіну Прим. № 3 - до справи № 02-10 Пункт 3.7 переліку відомостей АРМ інвентарний номер 5”.

41. 41. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

“Прим. № 1-8 - за списком на розсилку; Прим. № 9 - до справи № 02-10”.

 

42. 42. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

“Марченко 0522 321835”

або

“Марченко Петро Васильович  0522 321835”.

43. 43. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
44. 44. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється посадовою особою, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу, з дозволу голови суду (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 7 або відповідно до резолюції керівника установи.
45. 45. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
46. 46. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 41 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
47. 47. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 8.

Надсилання документів

48. 48. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, або кур’єром суду.
49. 49. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.
50. 50. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
51. 51. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

52. 52. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 51 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
53. 53. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.
54. 54. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

Формування виконаних документів у справи

57. 57. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в суді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М.

58. 58. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.
59. 59. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:

“04-10 ДСК”.

60. 60. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.
61. 61. У разі коли в суді створено понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
62. 62. У разі коли в суді створено менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Положення про експертну комісію Устинівського районного суду Кіровоградській області, затвердженого наказом № 23 від 27.12.2019.
63. 63. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
64. 64. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
65. 65. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

Користування документами

68. 68. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам судувідповідно до резолюцій голови суд, або особи, яка виконує його обов’язки, керівника апарату або особи, яка виконує його обов’язки.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у канцелярії суду, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду чи або керівника апарату або особи, яка виконує його обов’язки працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників установи до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого головою суду або особою, яка виконує його обов’язки.

69. 69. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
70. 70. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
71. 71. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
72. 72. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архіві суду, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архіву установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.

73. 73. Справи з грифом “Для службового користування” що зберігаються в архіві суду видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
74. 74. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією затвердженого головою суду або особою, яка виконує його обов’язки.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

75. 75. Копії документів та витяги з них засвідчуються головою суду або особою, яка виконує його обов’язки, наприклад:

                                                                     “Згідно з оригіналом”

Начальник територіального кправління

                                                           (ПІБ) (підпис)

                                                            20 липня 2016 року 

 

76. 76. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
77. 77. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.

78. 78. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
79. 79. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до установи запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог 78 цієї Інструкції. Перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування”

80. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки

-справ для їх передачі до архіву суду

-документів національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівного відділу районної ради.

81. 81. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією суду - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
82. 82. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
83. 83. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду або особою, яка виконує його обов’язки. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівусуду.

84. 84. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається відповідальним працівником суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

86. 86. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

• наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
• номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками

 тощо;

• номери великоформатних аркушів;
• номери конвертів з укладеннями;
• кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою “Для пакетів”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

87. 87. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.
88. 88. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу районної ради установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
89. 89. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.
90. 90. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

91. 91. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення. Члени експертної комісії установи: (підпис) П.В.Марченко (підпис) О.О.Павленко (підпис) В.А.Іваненко 10 лютого 2016 р.”.

92. 92. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.
93. 93. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

94. 94. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в суду.
95. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником апарату суду або особа, яка виконує його обов’язки.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

96. 96. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 90 цієї Інструкції.
97. 97. Передача документів з грифом “Для службового користування” здійснюється через канцелярію суду з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
98. 98. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення канцелярії суду. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду старший секретар суду за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в архіві суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

99. 99. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі установи, крім випадків необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника установи (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
100. 100. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
101. 101. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду ставить на доповідній записці керівника апарату резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються наказом голови суду або особою, яка виконує його обов’язки..

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

103. 103. Результат перевірки, зазначений у пункті 97 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 12.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду.

104. 104. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за наказом голови суду створюється спеціальна комісія.
105. 105. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
106. 106. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
107. 107. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

108. 108. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.
109. 109. Відмітка про втрату документів вноситься старшим секретарем канцелярії суду до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
110. 110. Довідка про причини відсутності втрачених документів, керівником апарату суду, передається до архіву установи для включення її до справи.

111 За порушення вимог цієї інструкції особи несуть  відповідальність згідно з чинним законодавством.

 

Керівник апарату суду                                    О.В. Левченко

 

 

 

 

Устинівський районний суд Кіровоградської області

 

Н  А  К  А  З

 

     

25 квітня 2018 року                                                                                  № 6                                                   

Про затвердження складу Комісії

з питань роботи із службовою інформацією

Устинівського районного суду Кіровоградської області

та Положення про Комісію з питань

 роботи із службовою інформацією

Устинівського районного суду Кіровоградської області

 

 

            На виконання, наказу Державної судової адміністрації України від 11 січня 2017 р. № 6 «Про затвердження Положення про Комісію з питань роботи із службовою інформацією Державної судової адміністрації України» та відповідно до Типової інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736

 

НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити склад Комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області (додаток 1).
2. Затвердити Положення про Комісію з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області (додаток 2).
3. Керівнику апарату Устинівського районного суду Кіровоградської області Левченко О.В. довести цей наказ до членів Комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області, всіх працівників апарату суду та суддів.
4. Головному спеціалісту з інформаційних технологій Тихоступу Юрію Дмитровичу розмістити наказ на власному веб-сайті суду веб – порталу «Судова влада України».
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

 

В.о. голови Устинівського районного суду

Кіровоградської області                                                                     І.А. Годованець

 

 

 

Устинівський районний суд Кіровоградської області

 

Н  А  К  А  З

 

     

27 грудня 2018 року                                                                                  № 24-од                                                       

Про затвердження Інструкції про порядок обліку,

зберігання, використання і знищення документів

та інших матеріальних носіїв інформації, що містять

службову інформацію Устинівського районного суду

Кіровоградської області

 

 

 

                З метою визначення єдиних вимог до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736 , -

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію Устинівського районного суду Кіровоградської області.
2. Головному спеціалісту Устинівського районного суду Кіровоградської області з інформаційних технологій Тихоступу Юрію Дмитровичу розмістити цей наказ на власному веб-сайті суду у складі веб – порталу «Судова влада України» у розділі  «Нормативно правова база».
3. Даний наказ довести до відома всіх працівників суду та суддів.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

 

 

В.о. голови Устинівського районного суду

Кіровоградської області                                        підпис                             І.А. Годованець

 

 

Устинівський районний суд Кіровоградської області

 

Н  А  К  А  З

 

     

27 грудня 2018 року                                                                                  № 25-од                                                       

Про затвердження Переліку відомостей,

що становлять службову інформацію

в Устинівському районному суді

Кіровоградської області

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Типової інструкції про порядок обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 з урахуванням протоколу засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області від 27.12.2018р  № 1,   НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в Устинівському районному суді Кіровоградської області, який додається.
2. Керівнику апарату Устинівського районного суду Кіровоградської області Левченко О.В. довести цей наказ до членів Комісії з питань роботи із службовою інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області, всіх працівників апарату суду та суддів.
3. Головному спеціалісту з інформаційних технологій Тихоступу Юрію Дмитровичу розмістити наказ на власному веб-сайті суду веб – порталу «Судова влада України».
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

 

 

В.о. голови Устинівського районного суду

Кіровоградської області                                                                     І.А. Годованець

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Устинівського районного суду Кіровоградської області 27.12.2018 № 25-ОД

 

ПЕРЕЛІК
відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися

 в документах з організації діяльності

Устинівського районного суду Кіровоградської області

 

 

Відомості, які становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах Устинівського  районного суду Кіровоградської області ( далі суд):

1)    відомості    в документах суду, що містять службову інформацію інших державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій;

 

2)   відомості по військовому обліку( списки військовозобов’язаних і призовників, списки військовозобов’язаних на яких оформляються відстрочки, особові картки, відомості про видачу посвідчень про відстрочку та відомість щодо заброньованих військовозобов’язаних форми звітів, форми донесень, плани роботи, плани заходів, плани звірок, журнали перевірок, журнали звірок, журнали обліку, книги обліку тощо) з відмітками « Літер «М»;

 

3)  звіт за формою №6 « Про чисельність працюючих та заброньованих військовозобов’язаних  з відмітками « Літер «М»;

 

4) відомості, що можуть міститися в документах з питань технічного захисту інформації ;

 

5)  відомості, що можуть міститися в документах суду щодо внутрішньої організації ведення обліку, реєстрації та зберігання службових документів діяльності суду;

 

6) відомості, що можуть міститися в документах суду:

-  щодо внутрішньовідомчої службової кореспонденції ( доповідні, службові записки, накази тощо);

-  щодо організації та діяльності органів суддівського самоврядування суду з питань внутрішньої діяльності суду (протоколи зборів суддів, протоколи оперативних нарад  тощо);

-    щодо організаційно - кадрової роботи ( особові справи суддів та працівників суду, трудові книжки), а також відомості, що містяться в книгах обліку руху особових справ працівників апарату суду, в трудових книжках і вкладеннях до них;

-   щодо  особового складу та чисельності, складу та руху кадрів, надання відпусток, відряджень, застосування дисциплінарних стягнень, проходження медичного огляду тощо);

-  щодо адміністративно-господарської діяльності суду( окрім володіння, користування чи розпорядження державним майном);

-       щодо  ведення роботи з аналізу судової статистики, вивчення та узагальнення судової статистики, що передує публічному обговоренню та/або прийняттю рішень, та інформація, не відображена будь-якими засобами, або документування якої не передбачене чинним  законодавством;

-  щодо внутрішньої організації ведення обліку, реєстрації та зберігання службових документів діяльності суду;

-  щодо матеріалів службових розслідувань;

 

7) відомості, що можуть міститися в обліково - статистичних картках на справи, реєстраційних журналах (реєстрах), алфавітних покажчиках справ (реєстрах), обліково- реєстраційних даних автоматизованої системи документообігу;

 

8)  відомості Автоматизованої системи документообігу суду (АСДС), в тому числі й інформація щодо надходження та розгляду судом клопотань слідчого або прокурора, поданих під час досудового розслідування, крім даних АСДС, які надаються працівникам Устинівського районного суду Кіровоградської області на виконання своїх  посадових обов’язків;

 

9)  відомості, щодо технічних характеристик майна Устинівського районного суду Кіровоградської області призначеного для забезпечення безперебійного функціонування суду;

 

10) відомості, що містять в документах обліку печаток і штампів Устинівського районного суду Кіровоградської області, а також шаф, сейфів та ключів від них, де зберігаються документи та справи з грифом « Для службового користування» ;

 

11) інформація, що міститься в клопотаннях слідчих органів і матеріалах про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду з грифом «ДСК», та документи, створені в процесі їх розгляду судом;

 

12) інші документи і відомості, які містять інформацію, що відповідає ч. 1 ст.9 Закону України « Про доступ до публічної інформації», перелік яких самостійно визначає розпорядник публічної інформації.

 

 

СХВАЛЕНО

                                           

Протокол засідання комісії

з питань роботи із службовою

інформацією Устинівського районного суду Кіровоградської області

  

від  27.12.2018 № 1